シフト管理をExcelから仕組みに変える方法　希望の集め方から作成の効率化まで

紙・Excelのシフト管理が限界に近いサイン

シフト管理が限界に近いかどうかは、作る人の手間より「集める・直す・伝える」に時間を取られているかで分かります。シフト表そのものを作る時間より、その前後の連絡に追われているなら、仕組みを見直す時期です。

よくある場面があります。店長が日曜の夜、LINEで個別に届いた希望休を1件ずつ見返しながらExcelに打ち込む。

途中で「やっぱり土曜も出られます」と追加のメッセージが来て、さっき埋めた枠を直す。完成した表を画像にしてグループに送ると、翌朝「私の名前が抜けてます」と連絡が来る。

次のうち3つ以上当てはまるなら、紙やExcelのままでは苦しくなってきていると思います。

• 希望が口頭・LINE・紙のメモなど、ばらばらの方法で届く
• シフト表を作れるのが、特定の1人だけ
• 作ったシフト表を、写真や画像で配っている
• 変更があるたびに、全員に連絡し直している
• 最新版のシフト表がどれか、スタッフが分からないことがある
• 急な欠勤の朝、代わりの人を探して電話をかけ続けている
• 月末に、シフトと実際の勤務時間を手で突き合わせている
• スタッフが増えて、誰がどの仕事をできるかを覚えきれない

どれも1つずつなら我慢できる手間です。困るのは、スタッフが1人増えるたびに、連絡も直しも確実に増えていくことです。

作る人が1人に限られている状態は、特に気をつけたいところです。その人が休んだり辞めたりした瞬間に、翌月のシフトが作れなくなるからです。

店長がインフルエンザで1週間休んだ月に、副店長が先月の表を見よう見まねで直して、結局ベテランが2人とも同じ日に休みになっていた。こういう話は、作り方が頭の中にしかない職場ではよく起きます。

希望の集め方を1つにそろえると、作る前の手間が一番減る

シフト管理を仕組みにするとき、最初に手をつけるべきは希望の集め方です。集める方法を1つにそろえ、締め切りを決めるだけで、作る人の負担はかなり軽くなります。

どの方法でも、決めておきたいことは共通です。

• いつまでに出すか（締め切り）
• 何を出すか（出られる日か、休みたい日か）
• 締め切り後の変更をどう扱うか
• 出してくれない人への声かけを誰がするか

締め切りを決めても、最初の数か月は守られないことがあります。締め切りの2日前に、まだ出していない人にだけ自動で声をかける。これだけで、責任者が1人ずつ催促する手間はかなり減ります。

「出られる日を出す」のか「休みたい日を出す」のかは、職場によって合うほうが違います。人が足りない職場なら出られる日を、人が足りている職場なら休みたい日を集めるほうが、作るときに迷いません。

シフトの作成は、頭の中のルールを書き出すところから

シフト作成を効率化するには、作る人の頭の中にあるルールを書き出すことが先です。ルールが言葉になれば、ほかの人も作れるようになり、システムに任せられる部分も見えてきます。

ベテランの店長や責任者は、「この時間帯は最低3人」「新人だけの時間帯は作らない」「この2人は同じ日にしない」といったルールを、意識せずに守っています。これが書き出されていないと、システムを入れても結局その人しか作れません。

1. 必要な人数を時間帯ごとに書く曜日や時間帯ごとに、最低何人、どんな役割の人が必要かを書き出します。
2. 人ごとの条件を書く働ける曜日や時間、できる仕事、扶養の範囲で働きたいなどの希望を一覧にします。
3. 守っている暗黙のルールを書く「新人だけにしない」「連勤は避ける」など、普段無意識に守っていることを言葉にします。
4. ルールに優先順位をつける全部は守れない月もあるので、絶対に守るものと、できれば守るものに分けます。
5. たたき台と手直しを分ける決まったルールでたたき台を作り、最後の調整だけを人がする形を目指します。

書き出す作業は、作る人に1時間ほど話してもらい、別の人がメモを取る形でもかまいません。本人は当たり前すぎて書き忘れることが多いので、「なぜこの日はこの人にしたんですか」と先月のシフト表を見ながら聞くと、隠れたルールがよく出てきます。

全部をシステムに自動で組ませる必要はありません。たたき台が出てきて、人が微調整する。それだけでも、作る時間は大きく変わります。

変更の連絡は「最新版が1つだけある」状態を作る

シフトの変更でいちばん困るのは、古いシフト表が出回ることです。変更を個別に伝えるのをやめて、誰がいつ見ても最新版が1つだけある状態にすると、連絡の行き違いはぐっと減ります。

たとえば急な欠勤が出た朝。責任者が代わりに出られる人を探して1人ずつ電話をかけ、つかまった人に頼み、ほかのスタッフにも変更を伝える。この一連の流れを、「空いた枠を全員に通知し、出られる人が手を挙げる」形に変えるだけで、朝の電話はかなり減ります。

変更の流れを決めておく

交代は本人同士で決めていいのか、必ず責任者の承認が要るのか。勝手に交代が成立すると、できる仕事の組み合わせが崩れることもあります。どこまでを本人に任せ、どこから責任者が見るのかを先に決めておきます。

変更のときに残しておきたい記録

• 誰から誰に交代したか
• いつ、誰が承認したか
• 変更の理由（体調不良、私用など）
• 変更後のシフトを全員が見られる状態になったか

記録が残っていれば、月末に「この日は誰が入っていたんだっけ」と記憶をたどる必要がなくなります。給与の計算でもめることも減ります。

変更の通知は、スタッフがふだん使っているLINEに届くようにするのが一番確実です。新しいアプリを入れてもらうより、見てもらえる確率が高いからです。

勤怠とつなげると、月末の突き合わせがなくなる

シフト管理と勤怠管理は別の仕組みで扱われがちですが、つなげておくと月末の作業が楽になります。予定（シフト）と実績（出勤・退勤の記録）を同じ場所で見比べられるからです。

紙やExcelの職場では、月末に事務の方がタイムカードとシフト表を並べて、遅刻・早退・急な交代を1件ずつ確かめていることがあります。シフトと勤怠が別々だと、この突き合わせは毎月なくなりません。

つなげるといっても、最初から勤怠の仕組みまで作り直す必要はありません。今使っているタイムカードや勤怠のデータを取り込んで、シフトとの差だけを一覧にする。それくらいの小さな仕組みでも、月末の作業は軽くなります。

すでに勤怠管理のサービスを使っているなら、そこにシフトの機能があるかどうか、あるいはデータをやり取りできるかを先に確かめてみてください。手間の少ない方法が見つかることもあります。

既製のシフト管理サービスで足りるか、自社開発が要るか

一般的なシフト（時間帯と人数、働ける日）を組むだけなら、既製のシフト管理サービスで足りることが多いです。仕事の割り当て方が独自だったり、ほかの業務とつなげたかったりする場合は、自社開発が候補になります。

たとえば、日によって仕事の場所や内容が変わり、「この現場にはこの資格を持った人を」という割り当てが必要な職場は、時間帯と人数だけで組む既製サービスには乗りにくいことがあります。

逆に、アルバイトやパートの方が中心で、時間帯ごとに必要な人数を埋めていく職場なら、既製サービスの得意分野です。スマホで希望を出し、確定したシフトを見る、という基本の流れは、たいていのサービスでそろっています。

迷ったら、既製サービスの試用期間で、来月のシフトを実際に1か月分作ってみるのがおすすめです。どこで無理が出たかが、そのまま自社開発の要件になります。比べ方は顧客管理システムの選び方と同じ考え方が使えます。

事例：最初の開発の後、シフト管理ツールを継続して開発

LaughRallyでは、特殊効果演出の会社から最初に動画の検索・提案サイトの開発を受け、その後の継続案件の1つとしてシフト管理のツールを開発しました。

この事例で書けるのは進め方のほうです。最初の開発で週次の報告と2週間ごとの動作確認を重ね、その後に次の開発へと続いていきました。

まず1つの開発で進め方を確かめてもらい、次に困っている業務へ広げていく。シフト管理のように毎月必ず回ってくる業務は、この順番で取り組むと無理がありません。ほかの事例は事例のページにあります。

費用の目安と進め方

希望の集め方をフォームにそろえる、集まった希望を一覧に自動でまとめる、といった1業務の自動化なら3万〜5万円、1〜2週間が目安です。シフト作成や変更連絡、勤怠とのつながりまで含めた専用のシステムは、50万円から、期間は1〜3か月を見ています。

作る場合は、まず1つの業務から小さく始め、途中で動く画面を見ていただきながら進めます。シフトを作る方と、実際にシフトに入るスタッフの両方に触ってもらい、使われることを確かめてから広げます。導入後の見直しや小さな改修は、月額の伴走支援（月5万〜15万円）でお手伝いできます。

シフト管理は毎月必ず回ってくる業務なので、小さく作っても効果がすぐに分かります。最初の1か月で使われ方を見て、2か月目に直す。この短い周期で手を入れられるのも、自社用に作る良さだと思います。

「既製サービスで足りるのか」「まずどこから手をつけるか」の段階でも大丈夫です。60分・オンラインの無料の業務診断で、自動化できる業務を一覧にしてお渡しします。

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